Respuestas rápidas: ¿Qué debes hacer?
- No la deduzcas todavía: Una factura cancelada o no registrada no se puede utilizar para aplicar deducciones.
- Verifica el estado en el SAT: Utiliza el UUID y los RFC de ambas partes.
- Identifica la causa del problema: Consulta al emisor sobre el motivo por el que falló la validación.
- Solicita la sustitución de la factura: Pide al emisor que sustituya la factura si la operación comercial se realizó.
- Valida la nueva factura: No registres la factura antes de validarla.
- Corrige los registros: Si ya utilizaste una factura anterior en una declaración, solicita que se corrijan los registros.
- Conserva las pruebas: Guarda el archivo XML, la verificación del SAT y los comprobantes de pago para el futuro.
La validación de facturas es un proceso crucial que las empresas deben realizar periódicamente para evitar consecuencias posteriores. El pago debe efectuarse únicamente después de validar el comprobante fiscal ante el SAT y confirmar que su estado sea vigente. Sin embargo, todavía existe una falta de constancia en esta práctica y es común que las empresas se enfrenten a facturas canceladas o inválidas, lo que significa que fueron canceladas o nunca se registraron ante el SAT.
Cuando estas facturas no superan la verificación, el proceso de pago se detiene y los propietarios de negocios pierden beneficios fiscales, ya que no pueden aplicar deducciones ni acreditar el IVA. En este escenario, surge una pregunta importante: ¿todavía puedo solucionar este problema?
Esta guía explica qué debes hacer si una factura aparece como inválida o cancelada y cómo proteger tus deducciones fiscales.
¿Qué significan los términos inválida y cancelada ante el SAT?
Los términos inválida y cancelada no significan lo mismo, aunque muchas personas los utilizan indistintamente. Las soluciones para ambos problemas son diferentes:
- Factura cancelada: Significa que la factura era válida anteriormente, pero el emisor solicitó al SAT su cancelación.
- Factura inválida: Es un comprobante fiscal que no supera la validación del SAT. Puede que nunca se haya registrado o que haya sido emitido por un proveedor señalado por el SAT.
Estado de cancelación y su significado
| Estado de cancelación | Qué significa |
| Cancelable sin aceptación | El emisor no tiene que esperar la respuesta del receptor para cancelarla. |
| Cancelable con aceptación | El receptor debe aceptar la solicitud. |
| No cancelable | La factura todavía no se puede cancelar. |
| Solicitud rechazada | El receptor rechazó la solicitud y la factura seguirá vigente. |
| Plazo vencido | El receptor rechazó la primera solicitud y no respondió a la segunda. La factura sigue vigente. |
Razones por las que una factura aparece como inválida o no encontrada
- Datos incorrectos: Conforme al CFDI 4.0, los datos fiscales del documento deben coincidir exactamente con los registrados ante el SAT.
- Error tipográfico: Introdujiste un UUID o RFC incorrecto de alguna de las partes.
- Factura no registrada: La factura era falsa o fue alterada.
- Factura duplicada: Se generaron dos facturas por la misma venta.
¿Qué debes hacer cuando una factura está cancelada?
Estos son los principales pasos que debes seguir cuando una factura aparece como cancelada:
- Confirma el estado: Verifica el estado de la factura utilizando la herramienta de verificación del SAT. Introduce el UUID y los RFC de ambas partes.
- Identifica el motivo: El SAT puede mostrarte el estado de cancelación y el folio de sustitución. Consulta al emisor sobre este problema; si existe una factura sustituta, no debería haber inconvenientes. Sin embargo, cancelar una factura sin emitir una sustituta indica que algo no está bien.
- Solicita la sustitución: Si la operación comercial realmente se llevó a cabo, solicita al proveedor que sustituya la factura cancelada anterior. Debe emitirse un nuevo CFDI con el tipo de relación 04. El SAT recomienda emitir primero la nueva factura sustituta antes de cancelar la anterior, con un nuevo número de UUID.
- Valida la nueva factura: La sustitución genera un nuevo UUID; debes verificarlo nuevamente con la herramienta de validación del SAT.
- Corrige los registros contables: Tendrás que eliminar la factura anterior de las deducciones y del IVA acreditable. Si la factura ya se incluyó en una declaración, solicita a tu contador que realice la corrección correspondiente.
¿Qué debes hacer cuando una factura es inválida o no aparece?
- Revisa tus datos: Comprueba dos veces los datos que introdujiste, incluidos el UUID, los RFC y la información ingresada en la herramienta. Debes copiarlos del archivo XML, no del PDF. Los errores de tipo «no encontrado» suelen deberse a errores tipográficos.
- Espera si la factura es nueva: Algunas fuentes indican que las facturas recién emitidas pueden tardar unas horas en aparecer en el sistema.
- Contacta al emisor: Consulta al emisor sobre el problema y solicita un archivo XML, no un PDF.
- Factura incorrecta: Solicita una factura corregida si sospechas que la información es errónea.
- No pagues ni deduzcas: Espera hasta que la factura aparezca como vigente antes de pagarla o aplicar la deducción.
- Repórtala: Si sospechas que es falsa o ha sido alterada, repórtala a través del portal oficial.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo deducir una factura cancelada?
No, una factura cancelada pierde sus beneficios fiscales y los propietarios de negocios no pueden utilizarla para aplicar deducciones. Debes solicitar al emisor un CFDI sustituto y validarlo nuevamente.
¿Qué pasa si el proveedor cancela una factura después del pago y de haberla deducido?
Si el proveedor ha cancelado la factura antes o después del pago, tendrás que solicitar una sustituta con un nuevo número de UUID y validarla nuevamente para aplicar las deducciones. Además, consulta a tu contador para determinar si necesitas presentar una declaración complementaria.
¿Cuánto tiempo tengo para aceptar o rechazar una solicitud de cancelación?
Por lo general, tienes alrededor de tres días hábiles o 72 horas para aceptar o rechazar la solicitud de cancelación.
¿Qué sucede si alguien ignora una solicitud de cancelación?
Si una solicitud de cancelación se ignora durante mucho tiempo, puede dar lugar a su cancelación automática. Sin embargo, si rechazaste la primera solicitud e ignoraste otra que llegó después, la factura seguirá vigente hasta que aceptes la solicitud.
¿Se puede reactivar una factura después de su cancelación?
Por lo general, no. Cada factura tiene un UUID asignado y, una vez cancelada, no se puede reactivar. Se debe emitir una nueva factura como sustituta, con un UUID diferente.
